Étude de Cas : Une entrepreneure submergée par les milliers de courriels non lus
Une solution simple à un problème paralysant
Cliente
Mélissa Lapierre
Fondatrice et Présidente Communication futée + Cercle des entrepreneurs épiques
Date
Mars 2025
Principal défi
Gestion de boîte courriel débordante causant stress et sentiment de perte de contrôle
Service utilisé
SoS Courriels
Vu d'ensemble du projet
Lors de mon accompagnement avec Mélissa, nous avons travaillé ensemble pour mettre en place un système d’assistant de messagerie ia qui filtre et organise automatiquement ses courriels entrants. Ce système lui permet maintenant de ne voir que les messages qui nécessitent réellement son attention, alors qu’avant elle se retrouvait constamment avec des milliers de courriels non lus qui l’accablaient mentalement. Nous avons créé des catégories personnalisées pour trier ses messages de manière efficace sans qu’elle ait à intervenir manuellement.
Voici les objectifs et les buts définis pour la mission
Objectifs de la session :
1. Installation d’un assistant pour la boîte courriel
- Mettre en place un système de filtrage automatique
- Créer des catégories pertinentes pour Mélissa
- Configurer l’assistant pour qu’il traite les messages avant qu’ils n’arrivent dans la boîte principale
Buts recherchés :
1. Réduire le sentiment d’être débordée
-
- Diminuer le nombre de courriels visibles dans la boîte principale
- Éliminer la pollution mentale causée par les messages non prioritaires
- Retrouver un sentiment de contrôle sur sa boîte de réception
- Améliorer la gestion du temps
- Libérer du temps mental pour des tâches plus importantes
- Éviter de perdre du temps à trier manuellement les courriels
- Réduire le stress associé à la boîte de réception
Résultats de notre travail ensemble
Après notre session, Mélissa a constaté une transformation radicale dans sa gestion des courriels. Elle est passée de près de 2000 messages non lus à une boîte de réception épurée qui ne contient que les messages nécessitant réellement son attention. Les filtres que nous avons mis en place trient automatiquement ses messages, ce qui lui a permis de réduire d’environ 80% le nombre de courriels qui apparaissent dans sa boîte principale. Cette optimisation lui a apporté une liberté d’esprit significative et un sentiment de reprise de contrôle sur son quotidien.
« Pour moi, ça amène vraiment une plus grande tranquillité d’esprit, un sentiment de retrouver un contrôle sur mon quotidien, de me sentir moins débordée. C’est fou parce que c’est juste de le voir passer ou non, mais ça change toute la donne. On est tellement stimulé de toutes parts, il y a tellement de notifications partout que si on peut en dégager quelques-unes, ça fait une énorme différence sur le sentiment de reprendre du contrôle sur mon quotidien. C’est vraiment satisfaisant. »
Comment j’ai aidé Mélissa à reprendre le contrôle de sa boîte de réception !
La surcharge de courriels est un problème courant chez les entrepreneurs et peut avoir un impact significatif sur la productivité et le bien-être mental. C’est exactement ce que vivait Mélissa avant que nous travaillions ensemble. Voici comment j’ai pu transformer sa relation avec sa boîte de réception et lui redonner sa tranquillité d’esprit.
Le point de départ :
Avant notre collaboration, Mélissa se sentait complètement submergée par sa boîte de réception. Elle accumulait régulièrement près de 2000 courriels non lus, ce qui créait une angoisse constante. Elle décrivait cette situation comme « un gros poids » qu’elle traînait continuellement. Chaque tentative de repartir à zéro en archivant tout ne durait que quelques jours avant que le problème ne réapparaisse.
Cette surcharge avait des conséquences importantes sur son quotidien :
- Un sentiment constant de débordement
- L’impression de passer à côté d’informations importantes
- Des suivis qui restaient en suspens
- Un stress mental permanent lié à sa boîte de réception
La prise de conscience : l’impact de la pollution mentale
Une des révélations les plus importantes dans le cas de Mélissa était de comprendre que chaque courriel qui arrivait dans sa boîte principale consommait une partie de son énergie mentale, même ceux qui n’étaient pas réellement importants. Comme elle le mentionnait, « parce qu’ils étaient là, je les voyais, et ça polluait mon esprit ».
Cette pollution mentale est particulièrement problématique pour les entrepreneurs comme Mélissa qui doivent prendre des centaines de décisions importantes chaque jour. Chaque courriel qui demande une décision (même aussi simple que « dois-je lire ceci maintenant ou plus tard? ») utilise ce que nous appelons des « tokens de décision » – une ressource mentale limitée et précieuse.
La solution : un filtrage intelligent qui préserve l’énergie mentale
La solution que nous avons mise en place était remarquablement simple mais extraordinairement efficace. En installant un assistant de messagerie ia, nous avons créé un système qui filtre automatiquement les courriels entrants.
Ce qui a rendu cette approche particulièrement efficace, c’est que nous n’avons pas eu besoin de créer un grand nombre de catégories complexes. Comme le mentionne Mélissa, « on n’a pas fait tant de nouvelles catégories que ça, mais juste assez pour que ça classe automatiquement ce qui doit être classé ».
Le principe fondamental était de s’assurer que les messages non essentiels soient triés avant même qu’elle ne les voie, préservant ainsi son énergie mentale pour les décisions qui comptent vraiment.
La transformation : retrouver sa liberté d’esprit
Le changement pour Mélissa a été, selon ses propres mots, « marqué au couteau ». Elle reçoit maintenant « 10 fois moins de courriels » dans sa boîte principale, car ils sont réorganisés ailleurs avant même qu’elle ait le temps de les voir.
Cette simple modification dans la gestion de ses courriels a entraîné des bénéfices considérables :
- Une plus grande tranquillité d’esprit
- Un sentiment de contrôle retrouvé sur son quotidien
- Une réduction significative du sentiment de débordement
- La préservation de son « jus mental » pour des tâches plus importantes
Conclusion :
Cette étude de cas avec Mélissa illustre parfaitement comment une solution apparemment simple – la mise en place d’un assistant de messagerie – peut avoir un impact transformateur sur la vie professionnelle d’une entrepreneure. En réduisant la charge mentale associée à une boîte de réception débordante, Mélissa a pu retrouver son équilibre et sa tranquillité d’esprit.
Ce que nous pouvons tous retenir de cette expérience, c’est l’importance de préserver notre énergie mentale pour les décisions qui comptent vraiment. Dans un monde où nous sommes constamment sollicités par des notifications et des demandes d’attention, reprendre le contrôle de nos outils de communication devient un acte essentiel d’auto-préservation et de productivité.
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