Étude de Cas : CRM pour Doula
Stop au Copier-Coller
Cliente
Ann-Ma Doula, accompagnante à la naissance
Date
Janvier 2025
Principal défi
Suivi des clientes et prise de note
Service utilisé
Débug Techno Demi-Journée
Vu d'ensemble du projet
Une doula débordée par ses copier-coller a fait appel à mon service Débug Techno Demi-Journée pour simplifier son suivi de client. Ensemble, nous avons centralisé ses données, automatisé ses factures et optimisé son utilisation de Notion et d’autres applications.
Résultat : une charge mentale allégée, des tâches automatisées et plus de temps pour son vrai métier !
Voici les objectifs et les buts définis pour la demi-journée
Objectifs de la session :
1. Déboguer un CRM :
- Besoin d’un CRM spécifique avec des fonctionnalités d’actions dépendantes de différentes dates.
- Comptabiliser les rendez-vous, les paiements et inclure un questionnaire avec les caractéristiques des clients
-
2. Optimisation de la gestion des données client :
- Remplacer le système actuel de notes sur papier et le processus de copier-coller par une solution électronique.
- Utiliser des technologies permettant des signatures électroniques pour les contrats.
-
3. Amélioration de la gestion des rendez-vous et des calendriers :
- Actuellement, utilisation de Google Calendar mais nécessitant une intégration avec d’autres programmes.
- Simplifier et automatiser la saisie des données pour éviter la redondance de saisie multiple.
-
4. Utilisation plus efficace de Notion :
- Exploiter le plein potentiel de Notion pour la gestion de données et de projets.
Buts recherchés :
1. Réduction de la surcharge de travail:
-
- Éliminer le besoin de saisir plusieurs fois la même information dans des systèmes différents.
- Centralisation et automatisation des processus :
- Mettre en place un système où les factures et autres documents se génèrent et s’envoient de manière automatique.
- Avoir une interface claire et simple pour visualiser toutes les informations cruciales rapidement.
- Accès facile et mobile aux informations :
- Pouvoir accéder aux informations importantes sur divers dispositifs, tels que le téléphone et l’ordinateur, surtout lors des déplacements ou des consultations chez les clients.
En résumé, l’objectif principal est de transformer les processus actuels inefficaces en un système intégré, automatisé et facile à utiliser pour libérer du temps et réduire les erreurs humaines.
Ann-ma Doula souhaite rationaliser ses opérations pour se concentrer davantage sur son accompagnement à la naissance sans être encombrée par des tâches administratives répétitives.
Résultats de notre travail ensemble
Regarde cette vidéo pour entendre Ann-Ma raconté comment elle se sentait avant notre rencontre et ce qui a changé ensuite dans l’utilisation de son CRM.
Comment j’ai aidé Ann-Ma a supprimé le Copier-Coller de sa vie!
Quand une solopreneure vient me voir pour mon service Débug Techno, c’est souvent parce qu’elle se sent ensevelie sous les outils numériques. Trop d’apps, trop de copier-coller, trop de désorganisation. C’est exactement le cas de ma cliente, qui jonglait avec un CRM capricieux, des contrats papier à signer à la main et un calendrier Google qui refusait de jouer en équipe avec le reste de son écosystème digital.
Le point de départ : un chaos technologique
Sa principale douleur ? Un CRM qui ne répondait pas à ses besoins. Elle avait besoin de certaines fonctions précises, comme l’automatisation de documents et des rappels pour ses clients (DPA, etc). Mais au lieu de lui faire gagner du temps, son système la forçait à copier-coller des informations d’un logiciel à l’autre. Un cauchemar inefficace.
Ajoute à ça une gestion de rendez-vous et de paiements compliquée, un questionnaire client qui n’était pas intégré et des contrats signés à la main (qu’elle devait ensuite stocker physiquement sur son bureau), et tu obtiens une charge mentale inutilement élevée.
Les contrats papier : une numérisation évidente
L’une des premières choses que nous avons fait ensemble, c’est de rationaliser sa gestion des contrats. Elle utilisait encore des signatures papier, ce qui signifiait imprimer, signer, scanner et stocker. En déployant une solution de signature électronique, elle a éliminé une étape lourde et chronophage. Fini le papier qui traîne sur le bureau !
Des outils en place, mais sous-utilisés
Elle avait aussi un compte Notion, mais elle ne l’utilisait pas à son plein potentiel. Elle ne savait pas comment structurer son espace de travail pour optimiser ses processus. Ensemble, nous avons réorganisé son Notion pour qu’il devienne un véritable tableau de bord efficace, lié à ses autres applications.
Les objectifs : centraliser et simplifier
L’objectif était clair : centraliser toutes ses données et éliminer les entrées multiples de la même information. Je lui ai montré comment structurer un formulaire de contact pour son CRM s’alimente facilement et comment automatiser certaines tâches répétitives.
Par exemple, elle avait l’habitude de créer ses factures à la main. Maintenant, elles se génèrent automatiquement et sont envoyées directement à ses clientes sans qu’elle ait à lever le petit doigt.
Le résultat : une charge mentale allégée
Après notre session, elle s’est sentie plus légère. En réduisant les tâches inutiles et en automatisant ce qui pouvait l’être, elle a retrouvé du temps pour se concentrer sur son vrai travail, celui qui lui apporte de la valeur (et du plaisir !).
Sa préparation aux rendez-vous est maintenant beaucoup plus fluide, ses factures s’envoient sans effort et elle peut enfin utiliser Notion comme un outil puissant plutôt qu’un simple bloc-notes glorifié.
Conclusion : la techno au service de ton entreprise
L’histoire de cette cliente est loin d’être unique. Beaucoup de solopreneures accumulent des outils sans les utiliser à leur plein potentiel. Parfois, il suffit de quelques ajustements stratégiques pour transformer un chaos technologique en système fluide et efficace.
Si toi aussi tu as l’impression de perdre du temps avec tes outils et que tu veux une stratégie claire pour optimiser ta gestion techno, mon service Débug Techno est là pour ça. On fait le tri ensemble, on automatise ce qui doit l’être et on te redonne le contrôle sur ton entreprise.
Envie d’en discuter ?
Contacte-moi et on verra comment simplifier ta vie d’entrepreneure !
Ce que disent mes clientes
« Grâce à ses solutions innovantes, j’ai pu automatiser plusieurs aspects de mon entreprise, ce qui m’a permis de me concentrer sur ce qui compte vraiment. Je recommande vivement ses services! »
« Steph a transformé ma façon de gérer mon temps. Ses solutions ‘done for you’ m’ont libérée de tâches chronophages et libéré ma charge mentale »
« Je suis impressionnée par la rapidité et l’efficacité de ses services. Mon entreprise n’a jamais été aussi bien organisée et performante. »
« Collaborer avec Steph a été une décision clé pour mon entreprise. Ses solutions sur mesure ont vraiment fait la différence. »
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